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Euregio Immobilien Thorsten Deitel.
Referenz Euregio Immobilien Thorsten Deitel e.K.

Schnellere Dokumenten–
verwaltung.

Bei Euregio Immobilien gehen täglich viele Dokumente von externen Parteien ein. Um die Prozesse zu beschleunigen, wurde ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingeführt, das den Anforderungen der Immobilienverwaltung gerecht wird.

Nachhaltige Ordnerstrukturen

Zentrale Dokumentenablage.

Dokumente spielen in der täglichen Arbeit der Euregio Immobilien eine wichtige Rolle. Aufgrund der Vielzahl an Dokumenten, die täglich in der Hausverwaltung anfallen, war es wichtig, alle Dokumente zentral und digital abzulegen. Die große Herausforderung bestand darin, die eigene Ordnerstruktur über alle Objekte hinweg von Anfang an nachhaltig aufzubauen. Es sollte vermieden werden, dass später größere Änderungen vorgenommen werden müssen.

Dabei spielten viele Punkte eine große Rolle. Was darf welcher Mitarbeiter sehen und bearbeiten? Wie kann die jährliche Belegprüfung der Eigentümer einfach und strukturiert ablaufen?

Durch die kostenlose Testphase von Docbox® konnte bereits im Vorfeld einiges ausprobiert werden. So war schnell klar, dass der Einsatz des DMS an die individuellen Bedürfnisse der Hausverwaltung angepasst werden kann. Bei Bedarf kann das DMS um weitere Elemente erweitert und somit weiter individualisiert werden.

Effizienter Arbeiten

Schnelle Reaktionen.

Bisher wurde bei Euregio Immobilien mit viel Papier gearbeitet. Alle Dokumente wurden in Aktenordnern abgelegt. Der Zugriff der Mitarbeiter war dadurch eingeschränkt. Die Folge waren lange Bearbeitungs- und Reaktionszeiten. Mit der Einführung des DMS kann nun effizienter gearbeitet und kommuniziert werden.

Mit der Einführung von Docbox® hat nun jeder Mitarbeiter direkten Zugriff auf freigegebene Ordner und Ziele. Dokumente sind schneller verfügbar oder können direkt an externe Parteien wie Vertragspartner, Eigentümer und Mieter versendet werden. Reaktions- und Bearbeitungszeiten haben sich deutlich verkürzt. Automatisierte Wiedervorlagen, Stempelungen und viele weitere Funktionen vereinfachen die Bearbeitung der Dokumente und können bei Bedarf paketweise hinzugebucht werden.

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