Warum viele Videokonferenzen scheitern – und wie Du deinen Besprechungsraum zukunftssicher machst.
Kennst Du das?
Das wichtigste Meeting der Woche steht an. Drei Teilnehmende sind remote, fünf sitzen vor Ort. Die Kamera zeigt nur die Hälfte des Raums, der Ton ist blechern, und bevor überhaupt jemand mit dem Inhalt starten kann, heißt es: „Könnt ihr mich hören?“ Willkommen in der Realität vieler hybrider Meetings.
Dabei sollte eine Videokonferenz heute genau das Gegenteil bewirken: Klarheit, Verbindung, Konzentration. Stattdessen sorgt unzureichende Technik oft für Frust, Missverständnisse und Zeitverlust.
Technik allein reicht nicht – was Unternehmen oft übersehen.
Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand, der notwendig ist, um eine wirklich funktionierende Videokonferenz Lösung im Unternehmen zu etablieren. Es wird punktuell investiert – hier ein neues Mikrofon, dort eine bessere Kamera. Aber ohne klares Gesamtkonzept führt das nicht zur gewünschten Qualität.
Typische Probleme:
- schlechte Akustik und Hall
- unübersichtliche, schwer bedienbare Technik
- nicht integrierte Systeme ohne zentrale Steuerung
- fehlende Verbindung zwischen Raum und digitaler Plattform
Die Folge: Der Konferenzraum wirkt improvisiert – und das strahlt auf das gesamte Unternehmen ab.
Was Du wirklich brauchst: Eine Durchdachte, hybride Meetinglösung.
Ein Raum, der für hybride Zusammenarbeit gedacht ist, muss mehr können als nur „Bild und Ton“. Wer heute einen Videokonferenzraum einrichten will, muss Nutzungsszenarien, Raumarchitektur, Infrastruktur und Softwareintegration gemeinsam betrachten.
Was heißt das konkret?
Ein gut geplanter Raum…
- ermöglicht einfache, intuitive Bedienung
- stellt sicher, dass alle Beteiligten gleich gut gesehen und gehört werden
- integriert Hardware, Software und Raumgestaltung zu einer Einheit
- funktioniert zuverlässig – ohne IT-Unterstützung im Tagesgeschäft
Ein Praxisbeispiel: Vom Abstellraum zum digitalen Herzstück.
Die Graphischen Betriebe Kip standen vor einer typischen Herausforderung: Ein in die Jahre gekommener Konferenzraum, der zuletzt als Büro genutzt wurde, sollte modernisiert. Ziel war es, einen Raum zu schaffen, der die Anforderungen hybrider Zusammenarbeit erfüllt und gleichzeitig die vorhandenen Ressourcen nutzt.
Gemeinsam mit unserem Planungsteam wurde der Raum grundlegend neu gedacht. Für unterschiedliche Nutzungsszenarien – von Schulungen bis zu intensiven Besprechungen – kamen sowohl stapelbare Stühle als auch drehbare Bürostühle mit Rollen zum Einsatz. Wichtige Themen wie Raumakustik, Zonierung und Lichtführung wurden von Anfang an mitgeplant. Optisch sorgt ein mutiger Farbmix für ein modernes, frisches Erscheinungsbild. Technisch wurde der Raum mit einer leistungsfähigen Videokonferenzlösung für das Unternehmen ausgestattet – samt Soft- und Hardware, die eine nahtlose Kommunikation mit Außenstellen und Partnern ermöglicht.
Unsere Stärke: Wir denken in Lösungen, nicht in Produkten.
Wir verkaufen keine Geräte. Wir planen und realisieren moderne Konferenzraumtechnik, die funktioniert – weil sie aus einem Guss ist. Dabei beginnen wir mit den entscheidenden Fragen:
- Welche Art von Besprechungen finden bei euch statt?
- Wer sitzt wo? Wer arbeitet wie oft remote?
- Wie intuitiv soll das System bedienbar sein?
- Welche Plattformen nutzt ihr bereits – zum Beispiel Microsoft Teams?
Basierend auf diesen Anforderungen entwickeln wir hybride Meetinglösungen, die sich perfekt in euer Unternehmen einfügen – technisch, organisatorisch und visuell.
Noch ein Beispiel aus der Praxis: Videokonferenztechnik im Gesamtkonzept.
Die Firma coptec aus Nordhorn suchte einen Partner, der nicht nur Produkte liefert, sondern komplette Räume denkt. Gemeinsam entwickelten wir ein ganzheitliches Einrichtungskonzept – von höhenverstellbaren Schreibtischen über akustisch wirksame Gestaltungselemente bis hin zur Integration moderner Videokonferenztechnik.
Ein besonderer Fokus lag auf der Kombination aus Funktion und Identität: Die gezielt eingesetzten Blautöne greifen die coptec-CI auf und schaffen eine frische, professionelle Atmosphäre. Die Videokonferenzlösung wurde nahtlos in das Raumdesign eingebunden und ist heute fester Bestandteil des Arbeitsalltags – ob für Meetings, Schulungen oder externe Workshops.
Fazit: Räume entscheiden über die Qualität deiner Meetings.
Wenn Du heute einen Videokonferenzraum einrichten willst, brauchst Du mehr als gute Technik. Du brauchst ein System, das funktioniert, ohne dass Du darüber nachdenken musst. Und Du brauchst Partner, die nicht nur verkaufen, sondern verstehen.
Ob Beratung, Planung oder Umsetzung – wir begleiten dich von der ersten Idee bis zum letzten Anschluss. Damit dein Meetingraum nicht einfach nur technisch aufgerüstet ist, sondern zur echten Schnittstelle für Zusammenarbeit wird.
Jetzt anfragen: Wie sieht die passende Videokonferenz Lösung für dein Unternehmen aus?
Wir analysieren deine aktuelle Situation und zeigen dir in einem kostenfreien Erstgespräch, welche Möglichkeiten Du hast – ganz ohne Verkaufsdruck, aber mit klarem Blick auf das, was Du wirklich brauchst.