Skalierbare DMS-Lösung.

Ein flexibles, skalierbares System zur strukturierten digitalen Ablage – mit dieser Anforderung trat die VENO GmbH an uns heran. folglich wurde ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) implementiert, das von Beginn an auf Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit ausgerichtet war. Der Einstieg erfolgte bewusst über ein kleines Pilotprojekt in dem der definierte Rechnungseingangsworkflow gemeinsam mit dem Kunden aufgesetzt wurde.

Schrittweise wurde dann eine umfassende DMS Lösung mit modularem Aufbau und Anbindungsperspektive an bestehende IT-Strukturen implementiert. Entscheidend für die erfolgreiche Durchführung des Projekts war auch die enge Abstimmung mit dem Kunden, inklusive Schulungen der betroffenen Mitarbeiter.

Standort: Bad Bentheim
Projektlaufzeit: 08/2024-03/2025
User: 15
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Rundumbetreuung

Individuelles DMS.

Ziel der Einführung eines DMS war ein System, das modular aufgebaut ist und bei Erfolg schrittweise ausgebaut werden kann. Dafür wurde die Lösung docbox individuell konfiguriert und in einer Teststellung zunächst mit einem Rechnungseingangsworkflow als Einführung implementiert. Die Konzeption und Anpassung erfolgten in enger Abstimmung mit den künftigen Anwendern– inklusive Feedbackschleifen, Schulung und technischer Begleitung vor Ort. So konnte der Workflow des Systems bereits in der Testphase iterativ angepasst werden. Zum Ende des Projekts entschied VENO sich dann für die vollständige Einführung von docbox in größerem Umfang. Der finale Projektumfang umfasste:

15 User + 1 Admin-Zugang
Workflowmanager inkl. initial einem Workflow
Dokumentenbearbeitung
Autoarchivierung und Autoexport
E-Mail-Archivierung
Extractor (Office zu PDF & Basis für KI-Nutzung)
Metadatendesigner inkl. 1 Maske
REST-API Schnittstelle (als Grundlage für die Anbindung an Microsoft Business Central)

Die finale Installation und Lizensierung erfolgten in enger Abstimmung mit dem Kunden. Besonders hervorzuheben ist die engagierte Mitarbeit des Hauptansprechpartners auf Kundenseite, der durch sein großes Interesse und seine Verlässlichkeit maßgeblich zum Projekterfolg beigetragen hat.

Großer Funktionsumfang

Mehrstufige Anpassungen.

Innerhalb weniger Monate wurde aus einem ursprünglich überschaubaren Pilotprojekt ein komplexes, mehrstufiges DMS-Projekt. Neben den Basisfunktionen kamen zahlreiche Zusatzmodule hinzu, die mehrere Unternehmensbereiche abdecken – darunter KI-gestützte Dokumentenerkennung, E-Mail-Archivierung, automatischer Export, Schnittstellenanbindung und benutzerdefinierte Metadatenmasken.

Auch nach dem Go-Live zeigt sich das System dynamisch im Ausbau: Bereits kurz nach Produktivstart wurden weitere Workflows gebucht. Zusätzliche Module wie die KI-gestützte Metadatenerkennung und der BC-Connector wurden ebenfalls nach Start implementiert.

Verwendete Marken.